Grafikimport in Word – Die Briefkopferstellung

wordsteher

DU kommst hier nicht rein!

Wenn man diese 5 magischen Worte hört, denkt man oft an die folgenden drei Dinge: An muskelbepackte Hirnhülsen ohne Füllung, Gesichtskontrollen oder die chronisch falsche Wahl des Schuhwerks. Seit der Erstellung meiner letzten digitalen Briefkopfvorlage für unser neues Geschäftspapier verbinde ich mit diesen Worten jedoch noch einen weiteren Punkt:

Word und das Importieren von Grafiken.

Import noch leicht, Ergebnis oft schwer daneben

Auch wenn das Einfügen von Bildern in ein Word-Dokument zu den wohl am häufigsten durchzuführenden Routine-Tätigkeiten (auch in einer TYPO3-Agentur) gehört, erlebt man beim Einfügen von komplexen und filigranen Strukturen, die man in Word zueinander exakt ausrichten möchte, oft sein blaues Wunder. Hochaufgelöste Grafiken werden verwaschen dargestellt, komplexe Vektorgrafiken zerfallen völlig.

Der Import selbst gestaltet sich in jeder Hinsicht noch als denkbar einfacher Arbeitsschritt. Entweder werden Grafiken direkt und schnell per Drag & Drop ins Worddokument importiert, platziert und nachjustiert oder man geht den Weg über den Reiter Einfügen > Grafik.
Oft war direkt nach diesem Arbeitsschritt klar, dass nicht jedes importierte Grafikformat in Word und später als PDF exportiert einen hochwertigen Eindruck macht. Also fing ich an mit diversen Grafikformaten zu spielen, um herauszufinden, welches Dateiformat für das jeweilige Grafikelement am ehesten in Frage kommt.

Welches Dateiformat ist für welchen Grafik-Typ am besten geeignet?
Wie bei einer Briefkopfvorlage zu erwarten, hielt sich die Anzahl der grafischen Elemente in Grenzen. In unserem Fall sprechen wir von 4 Bausteinen:

  1. Logo – klassisch oben links auf der Seite platziert
  2. Haarlinie – Feine punktierte Linie als Trennelement
  3. Icons – Passend zu den einzelnen Kontaktdaten
  4. Haarlinie mit zentriertem takomat-Emblem – Trennelement für den Seitenfuß

Briefkopf

1.Logo

Das Einfügen unseres Logos war mit Abstand das unkomplizierteste. Zuerst probierte ich es mit hochaufgelösten PNGs und JPEGs. Diese hatte ich wie oben beschrieben schnell per Drag&Drop in meine Worddatei gezogen und auf die finale Größe herunterskaliert und oben links in meinem Dokument angeordnet.
Rechtsklick auf die Grafik > Objekt formatieren… > Größe > gewünschte Größe definieren

Trotz der hohen Auflösung meiner Logodateien von 200dpi war das Ergebnis aber mehr als unbefriedigend. Beide Grafikformate wurden unscharf dargestellt, die Farben sahen verwaschen und das ganze Logo dadurch optisch wenig ansprechend aus. Spätestens nach dem PDF-Export war klar, dass sich selbst die hohe Auflösung nicht auszahlt. Alle Zoomstufen über 100% waren unscharf und Skalierungen unter 100% führten zu unschönen Logodeformationen.

Danach habe ich das Logo in der finalen Größe in Illustrator angelegt, als EPS exportiert und dieses in bekannter Manier ins Worddokument importiert und ausgerichtet. Was sofort auffiel, war die weitaus bessere Qualität in puncto Schärfe und Farbintensität, als bei den zuvor importierten Bitmap-Formaten. Als PDF exportiert, war das Ergebnis in diversen Zoomstufen sehr zufriedenstellend und im Druck waren alle EPS-Grafiken gestochen scharf.

Fazit: Um zu gewährleiten, dass das Aushängeschild einer Firma – DAS LOGO – einen möglichst hochwertigen Eindruck vermittelt, sollte man beim Einfügen des Briefkopflogos auf EPS setzen.

2. Haarlinie

Um es vorweg zu nehmen: Grafische Elemente wie Haarlinien, gestrichelte oder punktierte Linien, sollten nach Möglichkeit weder als Bitmap noch als Vektorformat importiert werden, da sie als Bitmap extrem unscharf dargestellt werden und als Vektorgrafik starke Unregelmäßigkeiten bei der Strichelung wie Punktierung aufweisen.

Linien jedweder Art können direkt in Word über das Formeinfügen-Werkzeug erstellt werden. Dazu geht man wie folgt vor:
Einfügen > Formen > Linien > und gewünschte Linie beliebig ziehen.

Um dann noch die Eigenschaften wie Linienstärke, Punktierung, Strichelung etc. einzustellen, muss man zunächst die gezogene Linie auswählen. Danach wird der Reiter Zeichentools/Format anwählbar wo man in der Optionsleiste unter Formkontur die jeweiligen Einstellungen vornehmen kann.

3. Icons

Über den Import von kleinen Icons lässt sich im Prinzip dasselbe sagen, wie zum Import des Logos unter Punkt 1.

Knifflig war an dieser Stelle nur das Ausrichten der Icons zu den jeweiligen Textelementen / Kontaktdaten. In meinem Fall habe ich mich der optimalen Lösung im klassischen TRY AND ERROR-Verfahren genähert, indem ich die Icons einzeln importiert und über das Einstellen der Zeilenabstände meinen Wünschen entsprechend platziert habe.

Sollte jemand für diesen speziellen Fall einen Königsweg parat haben, wäre ich für einen diesbezüglichen Kommentar oder Link mehr als dankbar. :)

4. Haarlinie mit zentriertem takomat-Emblem

Wie unter Punkt 2 bereits beschrieben, habe ich hier die gepunktete Linie direkt mit word-eigenen Mitteln umgesetzt. In diesem Falle bot es sich an, die Trennlinie im Kopfbereich einfach zu kopieren und im Fußbereich wieder einzusetzen. Anschließend habe ich das takomat-Emblem als EPS importiert, über der Linie angeordnet und zu dieser mittig ausgerichtet.

Generelles zur Verwendung von JPGs, PNGs und Vektorformaten (EPS).

JPEG/PNG – Für das Darstellen von Bildern, Fotos mit natürlichen oder selbst erzeugten Motiven, die Texte untermalen, Zusammenhänge visualisieren, oder z.B. Erfahrungsberichte mit Leben füllen, lassen sich Bitmap-Grafiken wie JPGEs oder PNGs, bedenkenlos einsetzen. Je nach Qualität, Beschaffenheit und Auflösung des Bildmaterials, lassen sich im Druck wie in der digitalen Anzeige ( z.B. als PDF ) gute Ergebnisse erzielen.

Für die Darstellung von Logos und feingliedrigen Icons, wie ich Sie in meinem Fall für unsere Briefkopfvorlage benötigte, eignen sich Bitmaps meiner Meinung nach überhaupt nicht. Hier sollte man lieber auf das programmübergreifend nutzbare EPS Format zurückgreifen.

VEKTORFORMATE – steht für „Encapsulated PostScript“ . Eine EPS-Datei kann Vektor-Grafiken, Bilder und Texte enthalten. Der Dateityp ist eine standardisierte Möglichkeit, Grafiken und Bilder zwischen verschiedenen Programmen verlustfrei zu übertragen. Eine EPS-Datei kann in verschiedenen Grafik-Programmen, wie z. B. Adobe Illustrator, Corel Draw oder auch Photoshop erstellt werden.
Nach diversen Versuchen stand und steht für mich fest, dass das EPS-Format das ideale Dateiformat für das Einfügen eines Logos oder anderer Grafiken ist, die verlustfrei skalierbar sein sollen.

Im Prinzip war es das! Bei zukünftigen Arbeiten dieser Art, werde ich hoffentlich schneller zu besseren Ergebnissen kommen. Sollte ich dabei auf weitere Kniffe oder Tricks kommen, werde ich diese hier zum Besten geben!

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